Sekreterya Ne Yapar?

Sekreter, bir şirket veya yönetici için temel büro, organizasyon ve ofis sorumluluklarını yerine getiren kişiye verilen mesleki unvandır. Sekreter, ofise gelen insanlara profesyonel bir karşılama sunarak iş imajını yansıtır.

Sekreter Ne İş Yapar? Görev ve Sorumlulukları Nelerdir?

Sekreter, bir takımın parçası veya bireysel olarak profesyonellere idari destek sağlar. Sekreterin üstlendiği rol, sektöre, işverenin büyüklüğüne ve sorumluluk seviyelerine göre farklılıklar gösterir. Sekreterin genel görev tanımı şu başlıklar altında toplanabilir;

• Çağrıları cevaplamak, mesajları not almak ve yazışmaları yönetmek,
• Müşterileri kabul etmek, ilgili birimlere yönlendirmek,
• Günlük iş raporu tutmak,
• Randevuları ayarlamak,
• Toplantı tarihlerini düzenlemek ve taraflara hatırlatmak,
• İş yükünü önceliklendirmek,
• Seyahat planlamalarını yapmak,
• Yeni prosedürleri ve idari sistem değişikliklerini uygulamak,
• İlgili kuruluşlar ve müşterilerle iletişim kurmak,
• Fatura ve giderleri kaydetmek veya işlemek,
• Veritabanını yedekleyerek şirket bilgilerini güvence altına almak,
• Stok durumunu kontrol ederek ofis malzemeleri envanterini tutmak; ihtiyaç duyulan malzemeleri öngörmek; sarf malzemesi siparişlerini vermek ve hızlandırmak; sarf malzemelerinin alındığını doğrulamak,
• Müşteri bilgileri gizliliğini korumak.

Nasıl Sekreter Olunur?

Üniversitelerin, iki yıllık ‘Büro Yönetimi ve Yönetici Asistanlığı’ önlisans programlarından mezun olarak sekreter unvanına hak kazanılmaktadır.

Sekreterlerde Olması Gereken Özellikler

Sekreterin, öncelikli olarak insan ilişkileri kuvvetli ve öz disiplin sahibi olması beklenir. İşverenlerin bir sekreterde aradığı diğer özellikler ise şunlardır;

• İş ve zaman yönetimi becerisi göstermek,
• Detaylara dikkat etmek,
• Sözlü ve yazılı iyi bir iletişim kabiliyetine sahip olmak,
• Proaktif olmak ve inisiyatif kullanabilmek,
• Çelişen talepleri yönetme, görevleri ve iş yükünü önceliklendirme becerisine sahip olmak,
• Microsoft Office Suite programlarını kullanabilmek,
• Yoğun iş temposuna uyum sağlayabilmek,
• Çalışmalarını asgari denetimle gerçekleştirecek motivasyona sahip olmak,
• Son teslim tarihine riayet etmek,
• Esnek olmak,
• Sabırlı olmak,
• Erkek adaylar için askerlik yükümlülüğü bulunmamak; görevini tamamlamış, tecil ettirmiş ya da muaf olmak.